Urządzenie każdego zebrania, autonomicznie od jego formatu oraz komplikacji, winno się zainicjować od rozmyślenia projektu. W praktyce określa to rozwiązanie na podstawowe zapytania dotyczące wyczekiwanego zgromadzenia. Temat zgromadzenia winien być fascynujący dla przypuszczalnych odbiorców oraz nawiązywać do potrzeby rynku. Od jego selekcji współzależy to, kogo sprosimy do uczestnictwa o profilu wykładowców. Dobrze było żeby również zjednoczyć treść faktów z charakterem miejsca, jeśli planujemy konferencję tyczącą się wzroście, nowiutkich technikach czy także ciekawostki wobec tego zadbajmy o dobór innowacyjnego siedliska zjazdowego. Powodzenie zdarzenia w faktycznej miarce współzależy od selekcji obszaru, w którym pozostanie ono wykonane. Zlokalizowanie konferencji ma spore znaczenie zarazem dla wykładowcy, jak oraz dla jego współuczestników. Fundamentalnym detalem bywa charakter jak również jakość terenu, do jakiego sprosimy kontrahentów, bowiem sugeruje ono o naszym zainteresowaniu i zaznacza autorytet wydarzenia. W czasie mityngu cały czas lustrujmy jego proces. W sytuacji pojawienia się niezamierzonych zdarzeń, poprośmy o pomoc pomocników z namiaru terenu konferencyjnego.